Những Công Cụ Giúp Doanh Nghiệp Quản Lý và Điều Hành Công Việc Từ Xa

Sử dụng công cụ nào để nhanh chóng bắt đầu làm việc từ xa hiệu quả đây?Dưới đây SD Group sẽ đưa ra cho doannh nghiệp bạn danh sách những công cụ quản lý và điều hành công việc từ xa.

Quản lý công việc, quản lý dự án

• Trello: được phát triển dựa trên phương pháp Kanban, phù hợp với mô hình công ty vừa và nhỏ. Các ưu điểm nổi bật của Trello là có phiên bản miễn phí, dễ dàng cài đặt, xem trực quan; nhược điểm là môi trường giao tiếp kém, không phân loại thành viên quản trị, không phù hợp với quản lý thời gian và không có báo cáo công việc.

• Asana là ứng dụng quản trị công việc theo mô hình to-do list và Kanban, phù hợp với những nhóm đa chức năng hoặc công ty gia đình. Asana có một số ưu điểm nổi trội là bảo mật cao, có thể theo dõi tổng quan dự án và tuỳ chỉnh quyền riêng tư, có báo cáo công việc thời gian thực, khả năng tích hợp lớn; tuy nhiên bù lại chi phí khá thấp (khoảng $10. 99/Người dùng/tháng).
• Wrike được Business News Daily đánh giá là phần mềm quản trị dự án trực tuyến hay nhất cho digital workflow, Wrike có bản miễn phí với team nhỏ dưới 5 người. Khả năng tích hợp cao và nhiều tính năng vượt trội về tuỳ chỉnh workflow, báo cáo, phân tích - dự đoán, . .. sẽ có ở bản trả phí thấp (từ $9. 8/Người dùng/tháng) .
• Jira là phần mềm phát hiện và xử lý sự cố/vấn đề của dự án, thích hợp nhất với những công ty khởi nghiệp. Đặc điểm nổi trội của Jira là khả năng phân quyền cực chi tiết, các module và bộ công cụ tuỳ chỉnh có độ tích hợp rất cao; đổi lại, chi phí đắt (khoảng $7/người dùng/tháng) , khó cài đặt, tốn nhiều tài nguyên và công sức setup.
• Base Wework là ứng dụng quản lý công việc và dự án trên nền tảng Base Platform (Việt Nam) , Base Wework thích hợp với các quy mô doanh nghiệp nhỏ. Các ưu điểm của Base Wework là linh hoạt 5 giao diện quản lý, tối ưu cho công việc, có phân quyền sử dụng và khả năng tích hợp cao, có báo cáo nhanh, chi phí hợp lý.  
• Base Office là ứng dụng quản lý thông báo và công văn nội bộ trực tuyến; Base Office có hai chức năng chính là soạn thảo, lưu giữ tất cả văn bản chính thống trong doanh nghiệp và nhanh duyệt, tự động gửi chúng cho các đơn vị.

• Base Request đúng như tên gọi, Base Request là ứng dụng trực tuyến được phân quyền chặt chẽ để quét tất cả những văn bản yêu cầu - đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp nhằm nhanh chóng xử lý (chấp thuận, bác bỏ, bình luận) , đồng thời lưu lại vào cơ sở dữ liệu và chia sẻ cho các bên có liên quan.
• CloudOffice đây là hệ thống phần mềm quản lý và lưu giữ văn bản, hồ sơ tài liệu nội bộ và công văn đến - đi giữa các đơn vị người dùng khác nhau một cách toàn diện, tích hợp được với nhiều ứng dụng văn phòng. CloudOffice được sử dụng bằng cách tải phần mềm trên pc hoặc cài mobile app ở thiết bị di động.
• DocEye được tích hợp sẵn hệ thống nhận dạng văn bản giúp bóc tách thông tin chính xác đến 95%, phần mềm quản lý tài liệu DocEye hỗ trợ lưu trữ và quản lý thông tin tài liệu, hệ thống hoá các tài liệu theo yêu cầu, tạo điều kiện thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm về sau. DocEye có cả bản server và online.

Quản lý hợp đồng trực tuyến

• Contractbook có bản beta với những tính năng mới. Trên một nền tảng kỹ thuật số duy nhất, người sử dụng có thể tạo, ký và lưu giữ toàn bộ những hợp đồng có giá trị pháp lý trong tương lai, đồng thời cập nhật tình trạng của hợp đồng đã gửi đi.
• OpenSourceCM là nền tảng web mã nguồn mở duy nhất cho phép tạo và lưu giữ tất cả các hợp đồng ngay từ lúc khởi đầu. Từ một hợp đồng, nó có khả năng tìm thấy toàn bộ các khoản nợ và doanh thu tiềm năng.

• Với Concord đây là nền tảng quản lý hợp đồng online dựa trên việc đơn giản hoá quá trình giao dịch thủ công. Nó theo dõi những hợp đồng đang có để giúp cho doanh nghiệp khởi tạo và sửa đổi các hợp đồng mới.
• Trackado giúp quản lý hiệu quả tất cả những hợp đồng của công ty ở một nơi. Hệ thống có khả năng tự động báo cáo tất cả các mốc thời gian và công việc quan trọng phải thực hiện với hợp đồng, cũng như theo dõi tình hình tài chính của những hợp đồng đó.

• ContractWorks: sau khi thiết lập hợp đồng xong, với công nghệ trí tuệ nhân tạo AI, phần mềm quản lý hợp đồng ContractWorks giúp gắn thẻ và lưu trữ hồ sơ tự động. Hệ thống cũng cho phép thiết lập cảnh báo, thông báo tuỳ biến và tạo báo cáo tự động.

Chăm sóc khách hàng từ xa (CRM)

• Salesforce đang được xem là phần mềm chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay nhờ vào khả năng mở rộng và độ tin cậy cao, chi phí thấp, giao diện thân thiện và dễ dùng..
• Phần mềm CRM trong hệ sinh thái Zoho có giá cả phải chăng, nhiều tiện ích và khả năng kết nối với mạng xã hội cần thiết cho các công ty khởi nghiệp. có một API để các nhà phát triển có thể tạo ra ứng dụng tuỳ chỉnh. Zoho CRM có bản miễn phí hỗ trợ từ 0-3 người dùng.
• Insightly là phần mềm CRM ít tốn kém và có bản miễn phí tới 0-3 người dùng, cùng với sự tích hợp tốt với các ứng dụng Google, Mailchimp. Nó có thể quản lý và điều hướng thông tin nhanh nên đặc biệt phù hợp với những công ty kinh doanh trực tuyến.
• Oracle CRM On Demand trái ngược với bản tải về, phiên bản trên nền điện toán đám mây của Oracle CRM On Demand không được ưa thích. Xứng đáng với mức giá cao, nó có giao diện trực quan cùng những tính năng tuyệt vời giúp tạo dựng mối quan hệ đáng nhớ với khách hàng.
• SugarCRM là một nền tảng nhẹ với mã nguồn mở, có các mobile app và phiên bản tải về pc, chạy trên môi trường điện toán đám mây. SugarCRM có khả năng tích hợp cao, đặc biệt là với ứng dụng quản lý tập tin.

Truyền thông nội bộ online

• Facebook Workplace tương tự như mạng xã hội Facebook với bảng tin, chat, inbox, video call, livestream, . .. Workplace là khu vực nội bộ giành riêng cho doanh nghiệp. Bản trả phí sẽ có thêm không gian lưu trữ, sơ đồ quản lý cùng nhiều tính năng ứng dụng nâng cao. Điểm trừ của Workplace là không quản lý được tài khoản cá nhân và không chuyển được file bằng tin nhắn. 

• Base Inside là nền tảng truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam, có các không gian gồm homepage của công ty, CEO letter và nguyên tắc làm việc, trang tin nội bộ, template chúc mừng - khen thưởng - vinh danh và kênh chat nội bộ.

Hỗ trợ cộng tác từ xa

• G Suite là bộ công cụ làm việc toàn diện giúp doanh nghiệp dùng được cả trên máy tính và thiết bị di động, được phân thành 4 nhóm ứng dụng là Connect (Kết nối) , Create (Tạo và thực hiện) , Access (Lưu và truy cập) , Control (Điều khiển) .
• Office365 hay còn gọi là Microsoft 365 bao gồm bộ ứng dụng Office được cải tiến với những công cụ AI mới nhất cùng khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu của Microsoft 365 sẽ cho phép doanh nghiệp làm nhiều thứ hơn nữa vào mọi lúc mọi nơi.

• TeamViewer vốn chỉ được biết với khả năng truy cập an toàn vào máy tính từ xa, tuy nhiên thực chất TeamViewer có nhiều giải pháp hơn thế. Công nghệ IoT (internet vạn vật) và AR (thực tế ảo) đã đưa hạn chế truy cập ra ngoài màn hình với chức năng video call, chia sẻ camera và quay video, xem các đối tượng 3D, thêm văn bản, …

Cảm ơn các bạn đã ghé thăm SD Group. Cùng theo dõi các bài viết tiếp theo của SD Group để tìm hiểu các kiến thức mới mẻ về truyền thông và công nghệ nhé!